Raflex Legal – verwerking van persoonsgegevens

Versie 1.0 • Laatst bijgewerkt: 19 augustus 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Raflex Legal is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring

van toepassing is. Contact: Dr. Schaepmanstraat 1A, 2524 CW Den Haag, 085 – 004 4934,

info@raflexlegal.nl. KvK 97183407; btw NL005254373B59.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor cliënten, potentiële cliënten, contactpersonen van zakelijke cliënten,

wederpartijen, vertegenwoordigers, getuigen, deskundigen, betrokken gezinsleden, werknemers,

leerlingen/studenten, huurders/verhuurders en andere personen van wie gegevens in een juridisch

dossier of via de website worden verwerkt.

In jeugd-, familie-, onderwijs-, arbeids-, zorg- en strafrechtelijke zaken kunnen ook persoonsgegevens

van minderjarigen of andere kwetsbare betrokkenen in het dossier voorkomen. Raflex Legal verwerkt

zulke gegevens alleen voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is.

3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

• Contact- en identificatiegegevens, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum

en – indien noodzakelijk – gegevens om de identiteit te verifiëren.

• Dossiergegevens, zoals besluiten, overeenkomsten, correspondentie, processtukken, verklaringen,

tijdlijnen, bewijsstukken en informatie over de juridische hulpvraag.

• Financiële en administratieve gegevens, zoals factuurgegevens, betalingen, bankgegevens en

gegevens die nodig zijn voor de boekhouding.

• Gegevens over beroep, opleiding, werkgever, onderneming, gezin of woonsituatie wanneer die

relevant zijn voor de zaak.

• Bijzondere persoonsgegevens, waaronder gegevens over gezondheid, religie, afkomst of

vakbondslidmaatschap, uitsluitend wanneer deze relevant zijn voor de juridische dienstverlening en

verwerking rechtmatig is.

• Persoonsgegevens van strafrechtelijke aard wanneer deze noodzakelijk zijn voor de instelling,

uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer een andere wettelijke uitzondering

van toepassing is.

• Technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, loggegevens en

cookiegegevens voor zover de website die verwerkt.

Raflex Legal vraagt in beginsel geen volledige kopie van een identiteitsbewijs wanneer de identiteit op

een minder ingrijpende manier kan worden vastgesteld. Als een kopie uitzonderlijk noodzakelijk en

rechtmatig is, wordt niet meer verwerkt dan voor het doel nodig is.

4. Van wie ontvangen wij gegevens?

• van uzelf of uw gemachtigde/vertegenwoordiger;
• van andere personen die u bij de zaak betrekt;
• van wederpartijen en hun vertegenwoordigers;
• van bestuursorganen, rechtbanken, onderwijsinstellingen, werkgevers, verhuurders, zorgaanbieders

of andere instanties, wanneer dit rechtmatig en relevant is;

• uit openbare registers, openbare bronnen en algemeen toegankelijke informatie, voor zover gebruik

daarvan voor de opdracht gerechtvaardigd is.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Raflex Legal verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking gaat het met name om:

• Voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst: intake, belangencontrole, dossierbeoordeling,

advies, correspondentie, procesvoorbereiding, vertegenwoordiging, facturatie en communicatie met

de cliënt.

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld fiscale en administratieve bewaarplichten en

andere verplichtingen die op Raflex Legal rusten.

• Gerechtvaardigde belangen: onder meer beveiliging van systemen, fraudepreventie, interne

kwaliteitsbewaking, bedrijfsvoering, conflictcontrole en het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van

rechtsvorderingen, voor zover de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.

• Toestemming: uitsluitend wanneer toestemming in de concrete situatie een passende rechtsgrond is.

Toestemming kan worden ingetrokken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking

aantast.

Bijzondere persoonsgegevens kunnen onder meer worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor de

instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Persoonsgegevens van strafrechtelijke

aard worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de AVG en de Uitvoeringswet AVG, bijvoorbeeld

wanneer verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een

rechtsvordering.

6. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om een opdracht te beoordelen of uit te voeren. Wanneer

noodzakelijke informatie ontbreekt, kan Raflex Legal mogelijk geen overeenkomst aangaan, geen

betrouwbare beoordeling geven of een lopende opdracht niet verantwoord voortzetten. Gegevens die

niet noodzakelijk zijn, hoeven niet te worden verstrekt.

7. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

Afhankelijk van de opdracht kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën

ontvangers, maar uitsluitend voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is:

• rechtbanken, bestuursorganen, uitvoeringsinstanties en andere bevoegde autoriteiten;
• wederpartijen en hun gemachtigden, advocaten of andere vertegenwoordigers;
• gerechtsdeurwaarders, advocaten, juridisch specialisten, deskundigen, vertalers of andere externe

professionals die bij de zaak worden betrokken;

• IT-, hosting-, e-mail-, communicatie-, boekhoud- en andere leveranciers die diensten voor Raflex

Legal uitvoeren;

• banken, betalingsdienstverleners, boekhouders en belastingautoriteiten voor financiële en

administratieve verplichtingen.

Waar een leverancier persoonsgegevens uitsluitend namens Raflex Legal verwerkt, worden passende

afspraken over gegevensbescherming gemaakt wanneer de AVG dat vereist.

8. Digitale en AI-ondersteunde hulpmiddelen

Raflex Legal kan digitale hulpmiddelen gebruiken voor onder meer documentbeheer, tekstverwerking,

zoeken, structureren en kwaliteitscontrole. Persoonsgegevens worden niet in generatieve AI-systemen

ingevoerd tenzij Raflex Legal vooraf heeft beoordeeld dat dit voor het doel noodzakelijk en rechtmatig is

en passende technische, organisatorische en contractuele waarborgen aanwezig zijn. Waar mogelijk

worden gegevens geminimaliseerd of geanonimiseerd.

Raflex Legal neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over cliënten die rechtsgevolgen

hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De inhoudelijke juridische beoordeling blijft

onder menselijke verantwoordelijkheid.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken vanuit of opslaan in landen buiten de Europese

Economische Ruimte. Wanneer dat gebeurt, gebruikt Raflex Legal alleen een doorgiftemechanisme dat

op grond van de AVG is toegestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen

waaronder standaardcontractbepalingen, en worden waar nodig aanvullende beschermingsmaatregelen

getroffen.

10. Bewaartermijnen

Raflex Legal bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn

verkregen, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring

bestaat.

• Contact- en intakegegevens zonder totstandgekomen opdracht: in beginsel maximaal 12 maanden

na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langere bewaring nodig is voor een klacht, conflictcontrole,

rechtsvordering of andere gerechtvaardigde reden.

• Juridische dossiers: in beginsel gedurende de opdracht en daarna maximaal 5 jaar, tenzij een

langere of kortere termijn gelet op de aard van de zaak, een wettelijke verplichting, een lopende

rechtsvordering of de belangen van betrokkenen passend is.

• Financiële en fiscale administratie: ten minste 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht dit vereist.
• Identiteitsdocumenten of kopieën daarvan: niet langer dan noodzakelijk voor verificatie of een

toepasselijke wettelijke verplichting.

• Technische logs en cookiegegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, functionaliteit,

analyse of de specifieke cookiedoeleinden.

11. Beveiliging

Raflex Legal neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te

beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige

verwerking. De gekozen maatregelen worden afgestemd op de aard en gevoeligheid van de gegevens

en de risico’s van de verwerking.

12. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG dit in uw situatie toelaat, kunt u verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming berust.

Een verzoek kan worden gestuurd aan info@raflexlegal.nl. Raflex Legal kan aanvullende informatie

vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Raflex Legal

vraagt daarbij niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. In beginsel wordt binnen één maand op

een privacyverzoek gereageerd; bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn overeenkomstig de

AVG worden verlengd.

Privacyrechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk worden beperkt

wanneer dat nodig en wettelijk toegestaan is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen,

de vertrouwelijkheid van een dossier of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

13. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan bij voorkeur eerst contact

op met Raflex Legal via info@raflexlegal.nl zodat wij de klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast

het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Cookies en website

De website kan noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken voor de werking en

beveiliging van de site. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt, wanneer wettelijk vereist, vooraf

toestemming gevraagd. De concrete cookie-instellingen en eventuele cookiebanner op de website geven

aanvullende informatie over de gebruikte categorieën.

15. Wijzigingen

Raflex Legal kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of

wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd met de datum

van de laatste wijziging.